随着计算机和网络技术在政府办公中的广泛应用，很多信息可通过电子信息通道传递。但对于大量存在的机要文件和物件，由于其公文保密和凭证特性等要求，有很多无法通过网络直接传输，而必须以实物的方式进行传递、处理和保存。长期以来，各级党、政、军、企事业单位的纸质文件收发、流转工作主要是靠手工签收、手工登记（录入）完成的。这样的收发方式在现时代“智能+”和“互联网+”的环境下依然运行，显然和党的两会精神显然不符，与党政机关创新工作方式、提升信息化水平、加强信息安全保护、推进标准化建设新时代要求相悖。

在传统的办公自动化系统中，需要分发交换的文件和文件相对应的电子信息是脱节的，经常出现文件的电子信息已经发到领导的电脑上而纸质文件还没有到达，或者领导已经在纸质文件上进行了批阅，秘书还要重新录入电子信息的情况，使纸质公文与电子公文形成“两层皮”现象。因此，实现以数字化技术为基础的政府机公文流转作业的全面信息化管理已成为政府机关政务信息化建设工作的一个重要领域。当前，在国家信息化体系建设中，政府信息化已成为整个信息化建设中的关键。推动电子政务的发展，是一种世界性潮流，也是电子信息技术应用到政府管理的必然趋势。

“智能公文收发管理系统”是由智能文件交换柜控制系统与配套的智能文件管理软件通过网络传输信息实现智能分配存取公文。是一款具有联网、收发件、短信验证码通知功能的智能柜，主要表现为：政府机关（公检法等）工作人员将当事人需要的文件放入智能文件交换柜中，并通过系统下发短信验证码给当事人或当时机关，当事人只需要前往政府机关办事大厅，在智能公文收发柜终端显示屏中输入已有的验证码并取出自己需要的文件。

   “公文收发智能管理系统”的安置建设不仅能让当事人少跑路，对政府机关的信息化工作也是一个很有力的提升和真正“智能化办公”的推动，这种互联网、大数据与政务服务的结合的方式，也会加快向数据政府、智慧政府迈进。